Пять минут, которые спасут вас от проблем. На связи директор ВС Консалт Алексей Черкашин.

Поговорим о наболевшем: про юридически значимые сообщения, в частности про электронную переписку. Давно прошли времена, когда вы находились лично в месте исполнения договора. Сами все делали, контактировали с противоположной стороной, вручали ему документы. Сегодня это возможно только на уровне бытового подряда.

В реалиях же все удаленно, особенно в условиях поставки и договорах строительного подряда. Когда вы в одном городе, исполнитель в другом, а объект находится в третьем месте. Естественно у вас идет большой объем корреспонденции. Каждое сообщение порождает определенные права и обязанности у сторон. Крайне важно предусмотреть, чтобы они имели юридическую силу. В своей практике мы сталкиваемся с тем, что стороны  привыкают писать друг другу по электронной почте. Причем делают это так, как удобно самим. И когда спор переходит в судебную стадию, все начинают вспоминать про порядок отправки сообщений. И начинают отрицать факт получения или отправления писем.

Что сделать, чтобы этого не произошло?

1. Во-первых, в контракте или договоре вы признаете юридическую силу сообщений, отправленных по юридической почте, даже без последующего обмена оригиналами. Часто бывает так, что в суде сторона заявляет: электронные сообщение юридически значимы только в том случае, если вы в последующем отправили оригинал. Причем ставят короткие сроки, например, 3 дня. Это, конечно, хорошо, когда вы хотите поставить на место контрагента. Но уверены ли вы, что у вас делопроизводство налажено таким образом, что  любое юридически значимое сообщение вы направляете двойным способом и подтверждаете его легитимность так, как вы сами предусмотрели это в контракте? Я уверен, что нет. Это обычная перестраховка, нет смысла отправлять оригиналы документов, если это не бухгалтерские документы, которые в последующем вы будете предъявлять при налоговой проверке.
2. Второе. Нужно обязательно указать, в каком виде и куда это шлется. Если вы говорите о том, что это сканы, то нужно прямо об этом сказать, а главное, указать электронные адреса сотрудников, на которые эта почта будет идти и будет считаться доставленной. Даже если вам не прислали подтверждение о прочтении — сам факт отправления и отсутствие того, что вы получили обратно это письмо, говорит о том, что вы надлежащим образом исполнили вашу обязанность.

Что будет, если вы не укажете конкретные адреса почты, а будете переписываться с каким-нибудь СеменСеменычем, начальником участка, который шлет письма с личной почты?

В последующем СеменСеменыч скажет, что у него полномочий на обмен с вами письмами не было. Он корреспонденцию принимать не уполномочен, это делает секретариат или руководство.  «Письмо-то? Ну да, это моя частная инициатива, а последующие 10 я от вас даже не получал»

Mail.ru или другой почтовый сервер не несет никакой ответственности за принадлежность ящика конкретному лицу. Скан такого письма в суде —  недопустимое доказательство.

Вы  можете зарегистрировать почту на имя генерального директора оппонента и слать оттуда самому себе письма. Здорово, правда? Но при кажущейся простоте суды такие доказательства принимают крайне неохотно. Надо будет подтверждать, что помимо имени в ящике были какие-то другие действия, доказывающие, что электронный адрес признавался второй стороной и в такие-то даты и последующие и, значит, все, что отправлялось в промежутке – тоже. Одним словом, там вагон и маленькая тележка проблем по доказыванию в процессе.

Поэтому лучше всего вести переписку строго по адресу, указанному в контракте и при составлении договора эти адреса проверять на их доступность, работать со своей электронной почтой, проверяя всю корреспонденцию и желательно уже регистрируя в журнале входящей корреспонденции (!).

Это не менее важно, чем проверять акты и формы накладные и прочее. Бывает так, особенно в строительном подряде, что одно отправленное письмо меняет всю расстановку сил. Например,  вам отправили уведомление о готовности товара к отгрузке по договору поставки, а вы ничего не сделали. Тогда уже просрочившим условия является не поставщик, а вы как лицо принимающее товар. Уведомили вас о готовности объекта к приемке, вы не получили – уже просрочившим считается не подрядчик, а вы как заказчик, не организовавший приемку и не принявший и не оплативший денежные средства.

Резюмируем:  если вы хотите получать деньги за свою работу или получать результат за оплаченную услугу, то грамотный договор вам в помощь.