Статья при участии ВС Консалт вышла на портале https://how2get.ru/job/kak-pravilno-pisat-obyasnitelnuyu-zapisku/

Объяснительная записка — документ, задача которого – предоставить объяснения некой сложившейся ситуации (например, факта опоздания на работу, отсутствия на учебе, неправильного поведения и т.п.). Можно сказать, что это — это страховка от дисциплинарного взыскания. Мы расскажем, как ее написать и ничего не упустить, а еще дадим вам разнообразные примеры таких документов на выбор.
Все мы хотя бы раз нарушаем трудовую дисциплину. Не всегда это случается умышленно. И нередко у наших действий есть уважительные причины. Объяснительная записка поможет изложить их в официальной форме и избежать ответственности.
Не стоит путать объяснительную записку со служебной запиской — у той другие задачи.
Как правильно писать объяснительную: что говорит закон
В отечественном праве нет нормативно-правового акта, который бы устанавливал, как написать объяснительную записку: образец — и тот составляется в свободной форме. Однако она все же является официальным документом.
Ее назначение регламентируется статьей 193 Трудового кодекса. Там говорится, что у работника есть два дня на предоставление объяснительной записки. По истечении этого срока работодатель имеет право наложить дисциплинарное взыскание.
Предоставление объяснительной записки от работника может требовать только его наниматель. То есть ни его заместители, ни начальник отдела требовать этого права не имеют. А статья 51 Конституции и вовсе позволяет каждому гражданину не свидетельствовать против себя.
Сущность и виды объяснительной записки
Составлять свой образец объяснительной записки приходится за самые разные свои проступки. Это может быть:
опоздание на работу;
отсутствие на рабочем месте в середине дня;
ошибки в работе;
невыполнение должностных обязанностей;
занятие личными делами в рабочее время;
неявка на собрание;
другие случаи.
Объяснительная записка по факту выявленных нарушений позволяет установить степень вины сотрудника. И лучше, если к ней будут приложены документы и справки, подтверждающие уважительность причины содеянного.
Кроме делопроизводства организаций, фигурирует объяснительная записка и в образовательных учреждениях — в школах и детских садах. За детсадовцев и школьников писать объяснительную записку будут родители. Студенты отчитываются за нарушение дисциплины сами.
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка — это деловой документ. Его содержание должно объяснять причинно-следственные связи в событии (поступке), которое уже произошло. Несмотря на то, что унифицированной формы объяснительной записки не существует, объяснительная записка — это часть документооборота и требования к ней соответствующие.
Оформляется она на листе формата А4 в печатной или рукописной форме. Стиль изложения — деловой. Запрещено писать объяснительную с использованием эмоционально-окрашенной лексики. Текст объяснительной записки стоит составлять от первого лица (то есть от своего имени). И он должен быть кратким и логически выстроенным. В тексте отсутствуют итоговые выводы, а содержатся лишь факты и комментарии к ним.
Правильно составленная объяснительная записка, в которой указаны не только факты, но и аргументы в пользу работника, могут смягчить проступок, следовательно, поможет если не избежать наказания, то хотя бы частично уменьшить сумму штрафа.
Писать или не писать объяснительную записку
Написание объяснительной записки — это право гражданина, а не обязанность. Это прописано в 51 статье Конституции РФ. Только в случае если между тем, кто требует объяснений, и провинившимся есть трудовые отношения, могут наступить последствия отказа. В статье 193 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязуется истребовать написание объяснительной записки у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка (опоздание, вредительство, брак в работе, появление нетрезвым и так далее). И если работник отказывается писать объяснительную записку, у работодателя появляется основание для применения дисциплинарного взыскания на основании акта об отказе предоставить образец объяснительной.
Согласно Трудовому кодексу, все материалы о нарушении дисциплины, в том числе объяснительная записка, разбираются с учетом пояснений виновника. Следовательно, степень вины сотрудника и нужно ли его привлекать к ответственности можно определить только после того, как он расскажет причины и обстоятельства своего поступка.
Своим распоряжением руководитель (наниматель) имеет право попросить написать объяснительную, а сотрудник должен это сделать. Исход такого дела во многом зависит от того, как написана и оформлена объяснительная записка.
Важно знать, что приказ о дисциплинарном взыскании недействителен, если за 2 дня до его издания с виновника не были запрошена объяснительная записка. Распоряжение писать объяснительную должно быть вручено работнику лично под подпись. Если сотрудник отказывается подписывать распоряжение, то в его присутствии составляется акт об отказе. В некоторых случаях распоряжение о том, что нужна объяснительная записка, отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении. В таком случае у сотрудника кадровой службы есть документ, подтверждающий исполнение требований Трудового кодекса.
Может ли работник дать объяснение только устно, без написания записки?

Комментарии экспертов:
Олег Кривозубов
ВС Консалт, управлящий партнер:

Даже если у вас дружеские отношения с работодателем, не стоит ограничиваться устными объяснениями. Они всегда не в пользу работника.
Ст. 193 Трудового кодекса РФ говорит о том, что до применения дисциплинарного взыскания (замечания, выговор, увольнение) работодатель должен затребовать письменное объяснение. Если по истечению двух рабочих дней такое объяснение не представлено, составляется соответствующий акт об отказе работника от дачи объяснения.
Непредоставление объяснения не является препятствием для применения «дисциплинарки». Закон говорит именно про письменное объяснение. Можно сделать вывод о том, что устные объяснения не в пользу работника. Работодатель составит акт, что письменного пояснения не поступило. И при судебных разбирательствах это может негативно повлиять на работника.+

Совет: подкрепляйте ваши действия документами, это поможет отстоять свои права.